Acomptes : prendre en main la page
Présentation des Acomptes dans Arkon One : les dépôts de garantie sont conservés jusqu'à la fin de location du chantier, puis imputés à ses factures. Les paiements d'avance sont imputés automatiquement chaque nuit aux prochaines factures. Et les commandes que vous utiliserez le plus.
Les étapes, par écrit
- Ouvrez Acomptes depuis la section Facturation et finances du menu de gauche.
- Passez en revue la section Acomptes détenus.
- Passez en revue la section Enregistrer un acompte.
- Passez en revue la section Clients exigeant un acompte.
Astuce
Les sommes sont listées sous Acomptes détenus. Chaque nuit, le système impute les paiements d'avance aux factures ouvertes du client (les plus anciennes échues en premier), et impute les dépôts de garantie dès que le chantier (ou l'ensemble du compte, si aucun chantier n'a été choisi) n'a plus de contrat de location actif. Vous pouvez aussi cliquer sur Apply sur une ligne pour une facture précise, ou sur Apply eligible deposits now. Le rapport Acomptes détenus se trouve dans les rapports financiers. La fiche client a la case Deposit required before first delivery cochée et les acomptes reçus jusqu'ici (dépôts de garantie et paiements d'avance) sont inférieurs à son Default deposit ($). Le message indique le montant manquant. Pour lever le blocage, enregistrez l'acompte dans Acomptes (Record deposit) ; la livraison peut alors être planifiée et chargée. Les clients concernés sont listés sous Clients exigeant un acompte avec un badge Deliveries blocked. Pour supprimer la règle, décochez l'option sur la fiche client. Le propriétaire / administrateur, le responsable de bureau et le service Comptabilité et facturation peuvent aussi autoriser le départ d'une livraison en saisissant un Credit hold override reason sur le bon.